コロナ下におけるリモートワーク③社内コミュニケーション

コロナ下におけるリモートワークでの取り組みとして、第三弾では社内コミュニケーションについてご紹介します。ラクーングループでは、以前から「Slack」や「ガルーン」といったデジタルツールを活用していましたが、社員の大半がリモートワークをするなかで、新たなツールを導入したり、イベントを実施したりと、必要性や用途に応じてコミュニケーションの工夫をしていきました。

（１）デジタルツールの活用
（２）コミュニケーションについて
（３）リアルなコミュニケーションの場

（１）デジタルツールの活用

社内会議や研修、商談、セミナー、全社会議など、「Zoom」をフル活用してオンラインで実施しています。業務上の問い合わせ対応や営業活動には電話システムツール「Dialpad」を導入し、出社せずともPC/スマホで受電・架電ができるようになっています。

部署・業務単位では用途に応じて様々なツールを活用しています。（一部抜粋）

・クラウド請求書受領サービス「Bill One」
従来は請求書の原本を確認するために出社が必要だったが、Bill One導入後はテレワークでもクラウド上の請求書確認が可能に。また、経理宛の返信用封筒を作成し、経費精算のための領収書は出社せずに郵送で提出可能とした。
・電子契約サービス「CLOUDSIGN」
オンライン上で手続きができるため契約書類押印のための出社が不要に。
・ボイスチャットサービス「Discord」
テレワークでも質問やちょっとした会話が可能に。部署によっては常時接続とし、出社時に隣の席の人に声をかけるような気軽なコミュニケーションに活用。
・日程調整ツール「Time Rex」
商談可能時間を設定し、相手はウェブ上で商談予約を行う。スケジュール調整の手間を削減。
・マインドマッピングツール「Miro」
オンライン上でのホワイトボードとしてアイデア会議に活用。ブランディングのためのパーパス策定なども実施。
・データビジュアル化ツール「Power BI」
各事業の予実やKPI推移の確認に活用。場所や時間を選ばず最新のデータの確認が可能に。

（２）コミュニケーションについて

社内コミュニケーションは「計画的コミュニケーション」と「偶発的コミュニケーション」の２つに大別され、そのなかでもフォーマルなものとカジュアルなものがあると考えています。業務上必要なフォーマルなコミュニケーションはもちろんのこと、リモートワークで減少しがちなカジュアルなコミュニケーションも活性化できるように、デジタルツールを活用して施策を実施してきました。

●フォーマルな計画的コミュニケーション例
-1 on 1 MTGを月に1回実施。
-ブレスト会議の頻度を増やす。
-チーム単位で最近の出来事やその日の報告をする「Good & New」や「帰りの会」を実施。
-Slackやdiscordなど通話ツールを利用し、新しいメンバーでもその場で気軽に相談や確認ができるような環境づくりを実施。
-新卒向けの実習研修などは、メンターが細かくサポートできるように2～3名単位で実施。

●カジュアルな計画的コミュニケーション例
-「ラクトーク」：マラソンやプロレスなど、共通の趣味の人が集まり語り合うウェブランチ交流。
-「シャッフルランチ」：ランダムにグループ分けされた社員5～6人でのウェブランチ交流を定期的に開催。
-「Zoomパーティー」：Zoomにみんなで集まってオーガナイザー担当の社員が決めたテーマでトーク。オーガナイザーは自薦他薦問わず社内募集する。これまで開催されたテーマはオススメの映画紹介やサブカルな話、新卒のことをよく知る会、など様々。
-「今日のラクーン」：新しいメンバーの紹介や、社内でのちょっとした出来事を、社長室メンバーがSlackでのつぶやき形式で定期的に配信し、テレワークが続く状態においても社内の様子が分かるように工夫。

●偶発的コミュニケーション
オンラインでの偶発的コミュニケーションについては、まだ模索中な部分もありますがボイスチャットサービス「Discord」を導入したことで、リモートワーク中でもちょっとした質問や会話ができるようになりました。部署によっては常時接続し、出社時に隣の席の人に声をかけるような気軽なコミュニケーションに活用しています。

※参考（当社技術戦略部ブログ）：リモートワークで普段の雑談を実現！コミュニケーションツールを使い分けてフル活用しよう！
https://techblog.raccoon.ne.jp/archives/1588903385.html

また、Slack上のTimes（Twitterのような分報）でのつぶやきや会話も、偶発的かつカジュアルなコミュニケーションに役立っています。